Vi Dân tiếp nhận thông tin, tài liệu và hồ sơ trực tuyến nhằm hỗ trợ khách hàng gửi yêu cầu tư vấn, trao đổi nội dung và thực hiện các công việc theo thỏa thuận.
Chính sách này quy định cách thức gửi hồ sơ, quy trình tiếp nhận và trách nhiệm của các bên khi sử dụng kênh trực tuyến của Vi Dân.
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách áp dụng đối với cá nhân, tổ chức gửi hồ sơ đến Vi Dân qua website https://vidan.com.vn/, email hoặc các kênh tiếp nhận chính thức được Vi Dân công bố.
Hồ sơ trực tuyến bao gồm thông tin kê khai, nội dung yêu cầu, bản chụp, bản quét và các tài liệu điện tử do người gửi cung cấp để đề nghị tư vấn hoặc hỗ trợ.
Đối với công việc có hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ được thực hiện theo nội dung đã thống nhất cùng các quy định pháp luật có liên quan.
2. Mục đích tiếp nhận hồ sơ
Vi Dân tiếp nhận hồ sơ trực tuyến nhằm:
- Ghi nhận nhu cầu tư vấn và đề nghị hỗ trợ.
- Xem xét sơ bộ thông tin, tài liệu được cung cấp.
- Liên hệ làm rõ nội dung hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ.
- Đánh giá khả năng hỗ trợ trong phạm vi hoạt động.
- Trao đổi phương án thực hiện, phạm vi công việc và điều kiện cung cấp dịch vụ.
- Theo dõi và xử lý yêu cầu theo thỏa thuận với người gửi.
Thông tin, tài liệu chỉ được sử dụng trong phạm vi mục đích tiếp nhận, thỏa thuận giữa các bên và các nghĩa vụ pháp lý có liên quan.
3. Các kênh tiếp nhận hồ sơ
Khách hàng có thể gửi hồ sơ qua:
- Email: Nvtrung1408@gmail.com.
- Biểu mẫu trên website: https://vidan.com.vn/, nếu chức năng gửi hồ sơ được cung cấp.
- Các kênh khác được Vi Dân xác nhận trực tiếp.
Để được hướng dẫn trước khi gửi hồ sơ, khách hàng vui lòng liên hệ 0975 993 888.
Khi gửi qua email, khách hàng nên ghi rõ tiêu đề yêu cầu, họ tên hoặc tên tổ chức, số điện thoại liên hệ và danh sách tài liệu đính kèm.
4. Thông tin và tài liệu cần cung cấp
Tùy nội dung đề nghị hỗ trợ, hồ sơ có thể bao gồm:
- Họ và tên người liên hệ.
- Tên tổ chức, nếu gửi với tư cách đại diện tổ chức.
- Số điện thoại và địa chỉ email.
- Nội dung cần tư vấn hoặc hỗ trợ.
- Tài liệu liên quan đến yêu cầu.
- Thông tin về quyền đại diện hoặc ủy quyền, khi cần thiết.
Khách hàng chỉ nên cung cấp thông tin cần thiết cho việc xem xét yêu cầu. Không gửi mật khẩu, mã OTP, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc dữ liệu không liên quan.
5. Yêu cầu đối với hồ sơ trực tuyến
Người gửi có trách nhiệm bảo đảm:
- Thông tin kê khai trung thực, chính xác và cập nhật.
- Thông tin liên hệ có thể sử dụng để trao đổi.
- Tài liệu rõ ràng, đọc được và không bị thiếu nội dung quan trọng.
- Tệp đính kèm không chứa mã độc hoặc thành phần gây nguy hiểm cho hệ thống.
- Có quyền cung cấp, sử dụng và chia sẻ tài liệu.
- Có căn cứ hợp pháp khi cung cấp thông tin của người khác.
Định dạng, dung lượng và số lượng tệp được thực hiện theo hướng dẫn tại kênh tiếp nhận hoặc thông báo của Vi Dân.
Bản chụp, bản quét có thể được sử dụng để xem xét ban đầu. Khi cần đối chiếu hoặc hoàn thiện công việc, Vi Dân có thể đề nghị cung cấp bản gốc, bản sao phù hợp hoặc tài liệu bổ sung.
6. Quy trình tiếp nhận và xử lý
Bước 1: Gửi hồ sơ
Khách hàng cung cấp thông tin liên hệ, mô tả yêu cầu và gửi tài liệu qua kênh tiếp nhận chính thức.
Bước 2: Kiểm tra ban đầu
Vi Dân kiểm tra khả năng đọc tài liệu, mức độ đầy đủ của thông tin và sự phù hợp của yêu cầu với phạm vi hỗ trợ.
Bước 3: Xác minh hoặc bổ sung
Nếu cần làm rõ nội dung, Vi Dân liên hệ người gửi để xác minh thông tin hoặc đề nghị bổ sung tài liệu.
Bước 4: Phản hồi phương án hỗ trợ
Vi Dân thông báo khả năng tiếp nhận, nội dung có thể hỗ trợ và các điều kiện liên quan. Phạm vi công việc, chi phí và thời gian dự kiến, nếu có, sẽ được trao đổi để các bên thống nhất.
Bước 5: Triển khai theo thỏa thuận
Việc thực hiện dịch vụ được tiến hành sau khi các bên hoàn tất những điều kiện đã thống nhất.
7. Ý nghĩa của thông báo tiếp nhận
Việc gửi hồ sơ thành công không đồng nghĩa với việc hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ, được chấp thuận hoặc Vi Dân đã cam kết thực hiện dịch vụ.
Thông báo tự động, nếu có, chỉ xác nhận thao tác gửi hoặc việc hệ thống nhận dữ liệu. Kết quả xem xét và khả năng hỗ trợ sẽ được Vi Dân phản hồi riêng.
Việc tiếp nhận hồ sơ không phải là sự bảo đảm về kết quả giải quyết công việc. Kết quả phụ thuộc vào nội dung hồ sơ, điều kiện thực tế, phạm vi thỏa thuận và quyết định của bên có thẩm quyền trong trường hợp có liên quan.
8. Thời gian phản hồi
Thời gian phản hồi phụ thuộc vào:
- Nội dung và mức độ phức tạp của yêu cầu.
- Mức độ đầy đủ, rõ ràng của hồ sơ.
- Nhu cầu xác minh hoặc bổ sung tài liệu.
- Lịch làm việc của bộ phận phụ trách.
Vi Dân sẽ trao đổi thời gian xử lý dự kiến khi có đủ thông tin để đánh giá. Nếu tiến độ thay đổi do cần bổ sung hồ sơ hoặc phối hợp với bên liên quan, Vi Dân sẽ thông báo cho người gửi.
Đối với yêu cầu gấp hoặc có thời hạn cần tuân thủ, khách hàng cần liên hệ trực tiếp qua 0975 993 888 để xác nhận khả năng hỗ trợ.
9. Bổ sung, điều chỉnh và rút hồ sơ
Khách hàng có thể liên hệ Vi Dân để:
- Bổ sung thông tin, tài liệu.
- Chỉnh sửa nội dung chưa chính xác.
- Thay đổi phạm vi đề nghị hỗ trợ.
- Đề nghị dừng xem xét hoặc rút hồ sơ.
Khi gửi yêu cầu, khách hàng nên cung cấp thông tin liên hệ đã sử dụng, thời điểm gửi và nội dung cần điều chỉnh để thuận tiện đối chiếu.
Vi Dân có thể xác minh danh tính hoặc quyền đại diện trước khi thực hiện. Nếu công việc đã được triển khai, việc dừng thực hiện, bàn giao tài liệu và xử lý chi phí được thực hiện theo thỏa thuận giữa các bên.
Việc rút hồ sơ không mặc nhiên đồng nghĩa với xóa toàn bộ dữ liệu. Yêu cầu xóa dữ liệu được xử lý theo Chính sách bảo mật thông tin và nghĩa vụ lưu trữ có liên quan.
10. Trường hợp từ chối hoặc tạm dừng tiếp nhận
Vi Dân có thể từ chối hoặc tạm dừng xem xét hồ sơ khi:
- Yêu cầu nằm ngoài phạm vi hoạt động hoặc khả năng hỗ trợ.
- Không có thông tin liên hệ hợp lệ.
- Tài liệu không đọc được hoặc thiếu thông tin cần thiết.
- Chưa nhận được tài liệu bổ sung cần thiết để tiếp tục xem xét.
- Có dấu hiệu giả mạo, cung cấp trái phép hoặc vi phạm pháp luật.
- Không thể xác minh quyền đại diện trong trường hợp cần thiết.
- Tệp đính kèm có nguy cơ gây mất an toàn hệ thống.
Khi có thể liên hệ và việc thông báo phù hợp, Vi Dân sẽ phản hồi lý do hoặc hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.
11. Bảo mật và lưu trữ hồ sơ
Thông tin cá nhân, nội dung yêu cầu và tài liệu được xử lý theo Chính sách bảo mật thông tin công bố trên website vidan.com.vn.
Vi Dân giới hạn quyền tiếp cận hồ sơ trong phạm vi nhân sự và đơn vị có nhiệm vụ liên quan. Việc chia sẻ hồ sơ chỉ được thực hiện khi có căn cứ phù hợp, sự đồng ý trong trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu pháp luật.
Hồ sơ được lưu giữ trong thời gian cần thiết để xử lý yêu cầu, thực hiện thỏa thuận và đáp ứng nghĩa vụ lưu trữ có liên quan.
Việc gửi hồ sơ không mặc nhiên là sự đồng ý nhận quảng cáo hoặc cho phép công khai thông tin, tài liệu.
12. Chi phí liên quan
Việc gửi hồ sơ trực tuyến không tự động phát sinh nghĩa vụ thanh toán khi các bên chưa thống nhất khoản phí tương ứng.
Nếu có phí tư vấn, xem xét hoặc xử lý hồ sơ, Vi Dân sẽ thông báo nội dung công việc, mức phí và điều kiện thanh toán trước khi khách hàng xác nhận sử dụng dịch vụ.
Việc hoàn phí hoặc xử lý chi phí khi dừng dịch vụ được thực hiện theo thỏa thuận và quy định pháp luật áp dụng.
13. Xử lý sự cố khi gửi hồ sơ
Nếu không gửi được hồ sơ, tệp đính kèm bị lỗi hoặc chưa nhận được phản hồi, khách hàng vui lòng liên hệ Vi Dân để kiểm tra tình trạng tiếp nhận.
Khách hàng nên lưu lại bản tài liệu đã gửi, thời điểm gửi và thông báo xác nhận, nếu có, để thuận tiện đối chiếu.
Vi Dân phối hợp kiểm tra sự cố thuộc phạm vi quản lý và hướng dẫn phương thức gửi bổ sung khi cần thiết.
14. Thông tin liên hệ
Mọi yêu cầu hướng dẫn, bổ sung hồ sơ, phản ánh hoặc khiếu nại liên quan đến việc tiếp nhận trực tuyến, vui lòng liên hệ:
- Đơn vị tiếp nhận: Vi Dân.
- Hotline: 0975 993 888.
- Email: Nvtrung1408@gmail.com.
- Website: https://vidan.com.vn/.
Vi Dân tiếp nhận, xác minh và phản hồi qua thông tin liên hệ do người gửi cung cấp.
15. Hiệu lực và cập nhật chính sách
Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày được đăng tải trên website vidan.com.vn.
Vi Dân có thể sửa đổi, bổ sung nội dung để phù hợp với quy trình hoạt động thực tế và quy định pháp luật. Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website, kèm thời điểm có hiệu lực.
Các thay đổi không mặc nhiên làm thay đổi hợp đồng hoặc thỏa thuận đã xác lập trước đó, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.
